Pilihan Mekanisme Perancangan Sistem Informasi

Latar Belakang Masalah
Salah satu lembaga yang memiliki peran penting dalam menyediakan jasa kesehatan kepada anggota masyarakat luas adalah rumah sakit. Melalui rumah sakit, harapan untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang sering kali mampu menyelamatkan nyawa manusia dari ancaman kematian ditumpukan, terlepas dari kenyataan bahwa keputusan final adalah milik Tuhan.

Pada Saint James Hospital -selama ini dikenal sebagai lembaga penyedia jasa kesehatan terbaik di kota Austin, Texas- Jonathan Anderson, M.H.A. adalah seorang administrator yang baru saja ditunjuk untuk mengelolanya. Kepadanya, amanah untuk menjaga reputasi sebagai rumah sakit yang mampu menangani setiap permasalahan dengan sigap dan bagus serta mampu menjadi rujukan bagi rumah sakit lain di kawan ini dibebankan.

Kesigapan rumah sakit ini dalam menangani setiap permasalahan yang terjadi ditunjang secara signifikan oleh tersedianya sistem informasi bagi kegiatan keseluruhan yang bagus di dalamnya serta beragam program aplikasi komputer yang mempermudah pekerjaan para dokter, perawat, petugas laboratorium medis, dan pegawai administrasi rumah sakit. Sehubungan dengan hal inilah, ia diminta untuk menentukan keputusan mengenai bagaimana keduanya itu harus dirancang agar sesuai dengan kebutuhan Saint James Hospital dan menunjang keunggulan organisasional secara berkelanjutan (sustainable organizational excellence) yang ingin diwujudkan.

Belum lama ini, chief information officer rumah sakit ini, yakni Ronald Harper mengusulkan kepadanya untuk melakukan perancangan melalui prototyping. Tetapi, ia juga tidak menafikan alternatif lainnya melalui penugasan komite sistem informasi manajemen unntuk melakukannya. Terhadap hal ini, Jonathan Anderson, M.H.A. harus mengkajinya secara serius dan mempertimbangkan beberapa hal karena masalah perancangan sistem informasi ini memiliki arti penting bagi kelangsungan kehidupan rumah sakit yang dikelolanya.

Perumusan Masalah
Sehubungan dengan perancangan program aplikasi komputer dan sistem informasi yang akan dilakukan di Saint James Hospital, ada beberapa masalah yang dirumuskan di sini, yakni
1) bila komite sistem informasi manajemen (management information system committee) dikecualikan atau dikesampingkan peranannya dari awal pengembangan sistem informasi, apakah ia dapat menjalankan fungsi-fungsinya dan bila tidak, apakah konsekuensi yang harus ditanggung?
2) apakah pendekatan prototyping adalah pilihan paling baik dibandingkan dengan pilihan lain yang mungkin ditampilkan?
Berkenaan dengan dengan perumusan permasalahan di atas sebagai landasan untuk menemukan alternatif solusi nantinya, beberapa standar kinerja harus diperhatikan sehingga solusi yang ditampilkan bisa diterapkan guna mencapai tujuan. Beberapa standar kinerja yang dianggap penting untuk dijadikan pedoman atau acuan bagi solusi yang ditampilkan adalah
1) Program aplikasi dan sistem informasi yang dirancang harus mampu menampilkan fleksibilitas baik ketika diterapkan dalam skala aktivitas kecil maupun besar.
2) Pendekatan yang diterapkan dalam merancang program aplikasi dan sistem informasi hendaknya tetap bisa mewujudkan efisiensi waktu.
3) Pengendalian (controlling) terhadap program aplikasi dan sistem informasi yang dirancang harus tetap dapat dilakukan oleh panitia pengarah sistem informasi manajemen
4) Analisis serta rancangan program aplikasi dan sistem informasi harus dikoordinasikan dengan berbagai departemen yang ada selaku pengguna (user) sekaligus pengampu kepentingan pertama (primary stake holder).
5) Rancangan program aplikasi dan sistem informasi hendaknya mampu memenuhi kebutuhan para manajer serta dokter yang bertugas pada rumah sakit ini.
6) Perkembangan yang terjadi dalam upaya merancang program aplikasi dan sistem informasi harus tetap dapat diketahui oleh panitia pengarah sistem informasi manajemen.

Alternatif Pemecahan Masalah
Atas masalah perancangan program aplikasi dan sistem informasi pada Saint James Hospital tersebut, alternatif pemecahan masalah perlu dicari. Berkenaan dengan upaya itu, ada beberapa informasi penunjang yang perlu dimiliki. Diantaranya adalah
1) Program aplikasi komputer dan sistem informasi yang dibutuhkan oleh seluruh departemen atau bagian dalam lingkup Saint James Hospital beserta kebutuhan pemutakhirannya bila memang ada.
2) Analisis dan rancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi pada setiap depertemen atau bagian dalam Saint James Hospital.
3) Kekurangan-kekurangan yang masih ada pada berbagai program aplikasi komputer dan sistem informasi saat ini.
4) Kebutuhan program aplikasi komputer para dokter, perawat, petugas laboratorium medis, dan pegawai administrasi rumah sakit.
5) Bidang-bidang pelayanan yang selama ini dibutuhkan dan juga diperkirakan akan diminta oleh para pengguna jasa Saint James Hospital nanti.
6) Tingkatan teknologi informasi yang dinilai tepat untuk diterapkan oleh Rumah Sakit Saint James.
7) Jaringan sistem informasi yang dibutuhkan untuk berinteraksi dengan para pengampu kepentingan (stake holder) semisal lembaga pemerintahan yang membidangi masalah kesehatan, pemasok berbagai barang kebutuhan rumah sakit, pemasok kebutuhan energi, asosiasi paramedis, lembaga swadaya masyarakat bidang kesehatan dan pelayanan publik, keluarga para pasien, dan media massa.
8) Sistem informasi pendukung keputusan (decision supporting information system) yang dinilai relevan dengan kondisi Saint James Hospital.

Setelah berbagai informasi yang dibutuhkan itu diperoleh, administrator rumah sakit dan chief information officer dibantu oleh para staff selanjutnya melakukan identifikasi atas berbagai alternatif untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi. Dengan mempertimbangkan latar belakang permasalahan, pedoman yang disyaratkan, serta informasi penunjang yang dikumpulkan, alternatif yang bisa ditampilkan adalah

1) Penugasan Komite Sistem Informasi Manajemen
Berdasarkan alternatif pertama, perancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi yang dibutuhkan oleh Saint James Hospital dilaksanakan melalui pembentukan suatu komite sistem informasi manajemen. Komite tersebut kemudian melakukan pertemuan dan kemudian mengorganisasikan para anggotanya untuk melakukan tugasnya yakni merancang berbagai program aplikasi komputer yang diperlukan oleh seluruh departemen atau bagian yang ada pada rumah sakit ini. Demikian pula sistem informasi yang mengatur seluruh aktivitas yang diselenggarakan di dalamnya.

Sejak awal dibentuk, secara intensif komite sistem informasi manajemen mencari masukan kepada seluruh pihak yang berkepentingan mengenai program aplikasi komputer dan sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan oleh seluruh departemen atau bagian. Begitu pula langkah pemutakhiran yang harus dilakukan bila ada. Informasi mengenai bidang-bidang pelayanan yang selama ini dibutuhkan dan juga diperkirakan akan diminta oleh para pengguna jasa Saint James Hospital nantinya juga dikumpulkan. Selain itu, komite sistem informasi manajemen juga harus mempelajari secara seksama analisis dan rancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi yang telah ada serta kekurangan yang masih dimiliki. Hal itu dilakukan dengan tujuan agar penyempurnaan bisa dilakukan.

Kemudian, para pengguna akhir (end user) semisal dokter, perawat, petugas laboratorium medis, dan pegawai administrasi rumah sakit perlu dimintai pendapat dan juga informasi mengenai program aplikasi komputer serta sistem informasi seperti apa yang dinilai mampu mendukung serta memudahkan pekerjaan mereka. Jika mereka menginginkan perbaikan terhadapnya, mereka dapat memberitahukan hal-hal yang sekiranya dapat dijadikan pedoman untuk itu.

Mengingat kenyataan bahwa Saint James Hospital akan berhubungan dengan para pengampu kepentingan semisal lembaga pemerintahan dalam bidang kesehatan, pemasok barang kebutuhan rumah sakit, pemasok kebutuhan energi, serta asosiasi paramedis, jaringan sistem informasi yang menunjang interaksi dengan mereka harus diketahui serta penyempurnaan padanya harus dilakukan. Kemudian, perubahan-perubahan yang terjadi perlu dikomunikasikan kepada mereka. Tidak boleh dilupakan, keberadaan sistem informasi pendukung keputusan untuk seluruh aktivitas dalam rumah sakit ini juga harus dipersiapkan sejak saat ini.

Bagaimanapun juga, biaya merupakan masalah yang tidak boleh dikesampingkan. Karenanya, tingkatan teknologi yang digunakan untuk rancangan program aplikasi komputer dan sistem informasi harus diupayakan tepat guna. Dalam artian bahwa ia tidak terlalu tinggi di atas kebutuhan yang berdampak pada besarnya biaya yang harus dikeluarkan. Sebaliknya, tingkatan teknologi juga tidak boleh lebih rendah dari pada tuntutannya sehingga tidak mampu memenuhi kebutuhan operasional dengan baik.

2) Penggunaan Prototype Program Aplikasi dan Sistem Informasi
Dalam bahasa Indonesia baku, sinonim prototype adalah purwa rupa, yaitu wujud suatu produk yang pertama kali dibuat. Sebagai contohnya, bila PT Dirgantara Indonesia ingin membuat pesawat angkut D-130, sebelum perusahaan memproduksi secara massal nantinya, satu produk awal harus dihasilkan untuk diuji lebih lanjut dan disempurnakan. Satu unit produk awal itulah yang dinamakan prototype atau purwa rupa.

Melalui prototyping, rancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi yang diperlukan oleh Saint James Hospital dibuat terlebih dahulu oleh konsultan sistem informasi yang ditunjuk oleh administrator rumah sakit. Memang, perusahaan konsultan itu juga menugaskan beberapa orang untuk melakukannya. Tetapi, sekalipun berjumlah beberapa orang, mereka adalah karyawan tetap perusahaan itu dan merancang program aplikasi komputer serta sistem informasi memang sudah menjadi tugas rutin mereka. Mereka adalah para perancang profesional yang dibayar untuk melakukan pekerjaan tersebut dan berposisi sebagai orang luar (out-sider) bagi rumah sakit ini.

Melalui para perancang profesional yang ditugaskannya, konsultan sistem informasi itu selanjutnya mengumpulkan berbagai informasi mengenai program aplikasi komputer dan sistem informasi yang dibutuhkan oleh seluruh departemen atau bagian dalam Saint James Hospital. Selain itu, mereka juga mempelajari rancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi yang telah ada sebelumnya guna disempurnakan.

Sesudah rancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi dibuat, kemudian keduanya diterapkan guna menangani berbagai kegiatan yang dilakukan oleh seluruh departemen atau bagian dalam rumah sakit ini. Apabila selama masa penerapan awal ditemukan beberapa kekurangan, kesulitan, atau ketidaksesuaian dengan kondisi yang diharapkan, konsultan sistem informasi yang ditunjuk harus memperbaikinya agar menjadi lebih baik. Melalui alternatif kedua ini, Saint James Hospital memang cenderung menjadi pihak yang pasif dan tinggal menerima hasilnya karena ia telah mempercayakan semuanya kepada perusahaan jasa konsultan sistem informasi.

Berdasarkan deskripsi mengenai dua alternatif pemecahan masalah di atas, penilaian dapat dilakukan. Alternatif pertama, yakni penugasan komite sistem informasi manajemen memiliki keunggulan berupa lengkap dan mendalamnya informasi yang diperoleh guna merancang program aplikasi komputer serta sistem informasi yang dibutuhkan oleh Saint James Hospital. Karena itulah, para anggota komite sistem informasi manajemen mempunyai pemahaman yang bagus mengenai apa yang sebenarnya dibutuhkan dan permasalahan yang dihadapinya. Selain itu, keterlibatan selaku pihak dalam lembaga (in-sider) pada komite sistem informasi manajemen tersebut menjadikan mereka merasa harus melakukan upaya terbaik bagi Saint James Hospital yang telah mempercayakan amanah kepada mereka dan perasaan ikut memiliki (sense of belonging) mereka tinggi. Apalagi, kegiatan yang dilaksanakan oleh suatu rumah sakit merupakan aktivitas jasa yang berhubungan erat dengan pelayanan publik dan mampu menentukan citranya di mata masyarakat. Setiap bagian dari seluruh sistem yang ada di dalamnya harus memberikan topangan yang kuat terhadap aktivitas jasa yang dilakukan oleh rumah sakit itu, tak terkecuali program aplikasi komputer yang digunakan dan sistem informasi yang menunjangnya.

Sebagaimana halnya yang telah kita ketahui bersama, penugasan kepada para anggota lembaga untuk menyelesaikan suatu masalah sesungguhnya tidak hanya berarti kewajiban untuk membuktikan kemampuan teknisnya, melainkan juga upaya pendewasaan para anggota organisasi agar pada saatnya nanti mereka mampu memikul tanggung jawab lebih tinggi. Penugasan tersebut merupakan semacam media pelatihan untuk mematangkan mental mereka. Tetapi, memang waktu yang dibutuhkan untuk itu bisa jadi lebih lama dan bukan tidak mungkin pula pada proses perancangannya konflik karena perbedaan cara pandang dan kepentingan antar anggota komite terpicu.

Sedangkan prototyping sebagai alternatif kedua memberikan kelebihan berupa lebih singkatnya waktu yang diperlukan guna merancangnya serta menerapkannya. Jumlah biaya secara keseluruhan yang harus dikeluarkan mungkin juga menjadi lebih rendah. Mengingat kenyataan bahwa perancangan program aplikasi komputer serta sistem informasi dilaksanakan oleh para profesional yang bekerja pada konsultan sistem informasi yang ditunjuk, maka potensi terjadinya konflik akibat perbedaan cara pandang dan kepentingan lebih kecil.

Seperti halnya yang telah dijelaskan di muka, para profesional tersebut adalah orang luar bagi Saint James Hospital. Posisi selaku orang luar menjadikan mereka mampu lebih mudah menemukan hal-hal yang menurut konsep ideal sistem informasi merupakan kekurangan. Hal ini sering kali sulit dilakukan oleh para anggota lembaga. Melalui prototyping, Saint James Hospital tinggal menerima hasilnya serta mengkonsentrasikan diri untuk melakukan aktivitas lainnya yang dinilai lebih mendesak.

Tetapi, ia juga mempunyai kekurangan. Apabila hal itu dilakukan secara berkelanjutan, maka para anggota lembaga yang mempunyai kemampuan dalam bidang sistem dan teknologi informasi tidak terdayagunakan. Upaya untuk mendewasakan mereka agar pada saatnya nanti mampu memikul tanggung jawab lebih tinggi menjadi terhambat. Pemahaman secara lengkap dan mendalam mengenai apa yang dibutuhkan oleh Saint James Hospital serta permasalahan yang dihadapinya cenderung lebih rendah. Demikian pula, posisi para profesional selaku orang luar menjadikan penghayatan terhadap dinamika kelembagaan Saint James Hospital dan problematikanya amat rendah. Perasaan ikut memiliki juga dapat dikatakan tidak ada pada diri mereka. Bagi mereka, setelah pekerjaan merancang program aplikasi komputer serta sistem informasi dilaksanakan, tanggung jawab mereka pada dasarnya telah berakhir. Selanjutnya, masalah yang terjadi adalah urusan internal sepenuhnya Saint James Hospital dan mereka tidak dibebani kewajiban moral untuk memikirkannya. Padahal, keinginan untuk memberikan yang terbaik dan semakin bagus serta rasa memiliki adalah hal amat penting yang harus ada pada suatu lembaga yang bergerak dalam bidang jasa publik. Sementara, citra bagus yang diberikan oleh masyarakat adalah sesuatu yang harus dijaga secara sungguh-sungguh.


Kesimpulan
Saint James Hospital merasa sangat berkepentingan dengan keberlanjutan pelayanan kesehatan kepada anggota masyarakat yang telah dilakukan selama ini dan citra baik yang mereka berikan selaku salah satu pengampu kepentingan utama (main stake holder). Dalam konteks kasus ini, kedua masalah terkait erat dengan pendewasaan organisasional para anggota lembaga (berupa kontribusi yang diberikan oleh para anggota komite sistem informasi manajemen) serta keinginan mereka untuk melakukan upaya terbaik dan perasaan ikut memiliki. Maka, dalam kasus ini alternatif pemecahan masalah yang dipilih adalah menugaskan komite sistem informasi manajemen guna merancang program aplikasi komputer dan sistem informasi yang dibutuhkan. Pilihan ini memang menjadikan Saint James Hospital harus mengeluarkan lebih banyak biaya. Tetapi, jumlah biaya yang lebih besar itu dipandang sebagai bentuk investasi yang tidak sia-sia dan memang harus dibayar untuk menguatkan lembaga secara berkelanjutan nantinya. Bagi jajaran manajemen rumah sakit ini, manfaat dari aspek organisasional dinilai lebih besar dari pada peningkatan biaya teknis yang harus dibayarkannya.

Muliawan Hamdani, S.E. Staff edukatif Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Bank BPD Jateng. Saat ini tengah menempuh studi lanjut pada Program Pasca Sarjana Magister Manajemen Universitas Slamet Riyadi Surakarta.